Le registre de transparence suisse place la barre pour vos dossiers KYC
La Confédération conserve sur un serveur situé en Suisse les données relatives aux ayants droit économiques, derrière une authentification à plusieurs facteurs. Gérants de fortune, trustees et family offices détiennent les mêmes informations dans leurs propres dossiers clients, que Microsoft Copilot peut faire remonter pour toute personne qui y a accès.
Le registre fédéral des ayants droit économiques fonctionne depuis le 1er octobre 2026, date d’entrée en vigueur de la loi sur la transparence des personnes morales. L’Office fédéral de la justice l’exploite. Le registre identifie les personnes qui exercent un contrôle sur des personnes morales suisses ou sur des personnes morales étrangères ayant un lien avec la Suisse. Fermé au public, il est réservé aux autorités, aux intermédiaires financiers et aux conseillers soumis à la loi sur le blanchiment d’argent, pour remplir leurs obligations.
Selon l’Office, le système fonctionne dans un réseau sécurisé spécial et les données sont enregistrées exclusivement sur un serveur physique situé en Suisse. Le nombre de requêtes possibles est restreint et l’accès passe par une authentification à plusieurs facteurs. Des tests de vulnérabilité internes et externes permettront de détecter les éventuelles lacunes.
Le registre est entré en service environ deux mois après une attaque au Liechtenstein. Dans la nuit du 29 au 30 juillet 2026, des tiers ont copié sans droit les données relatives aux ayants droit économiques d’environ 31’000 entités inscrites dans le registre de la Principauté, selon un communiqué du gouvernement liechtensteinois du 2 août.
Les délais d’annonce courent depuis le 1er octobre
Chaque entité juridique assujettie doit s’annoncer une seule fois au registre, puis signaler toute modification concernant ses ayants droit économiques. L’Office indique que le délai diffère selon l’entité juridique : il va d’un mois à deux ans. Les questions et réponses du registre précisent que les sociétés anonymes qui ne remplissent pas les conditions du contrôle ordinaire disposent de cinq mois à compter du 1er octobre 2026, et les autres sociétés dans la même situation de six mois. Les fondations ne sont pas soumises à la loi.
Vos dossiers clients contiennent les mêmes informations
La Confédération tient son registre. Chaque intermédiaire financier genevois tient le sien : les dossiers de connaissance du client, ou dossiers KYC, dans lesquels il identifie l’ayant droit économique de chaque client et conserve les documents qu’exige la loi sur le blanchiment d’argent. Trustees et family offices détiennent les mêmes informations pour les structures qu’ils administrent.
Lorsque ces dossiers se trouvent dans SharePoint, Teams ou OneDrive, ils sont à la portée de Microsoft Copilot, l’assistant intégré à Microsoft 365. La documentation de Microsoft est explicite : « Microsoft Copilot affiche uniquement les données organisationnelles pour lesquelles les utilisateurs individuels disposent au minimum des autorisations d’affichage. » Copilot applique les autorisations qu’il trouve. Un dossier client partagé trop largement il y a quelques années peut alors être résumé pour tout collègue qui peut l’ouvrir.
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Microsoft Copilot affiche uniquement les données organisationnelles pour lesquelles les utilisateurs individuels disposent au minimum des autorisations d’affichage.
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Vérifiez où se trouvent les dossiers clients et qui peut les ouvrir
Les questions auxquelles l’Office a répondu pour le registre valent pour ces dossiers :
Recensez chaque site SharePoint, canal Teams et dossier OneDrive qui contient des documents sur les ayants droit économiques.
Établissez qui peut ouvrir chacun d’eux, y compris les invités et les liens de partage qui sortent de l’entreprise.
Appliquez des étiquettes de confidentialité, les marqueurs de Microsoft qui classent et protègent un fichier, aux documents les plus sensibles ; lorsqu’une étiquette chiffre un fichier, Copilot respecte les droits d’utilisation accordés à l’utilisateur.
Testez ce que Copilot renvoie à un utilisateur doté d’un accès ordinaire avant de l’étendre à toute l’entreprise.
La Confédération a indiqué où sont conservées ces informations et qui peut les interroger. Un responsable de la conformité devrait pouvoir en dire autant pour vos dossiers. Inscrivez ce point à votre ordre du jour, nous pouvons vous aider à y parvenir.
Jonathan Da Dalto est responsable de la conformité chez Penta. Il conseille les institutions financières en matière de conformité réglementaire, de gouvernance informatique et de cybersécurité, en particulier sur l'évolution des exigences de surveillance de la FINMA. Jonathan possède une vaste expérience dans l'accompagnement des conseils d'administration et des équipes de direction à Genève et dans toute la Suisse afin d'aligner la gestion des risques technologiques sur la stratégie commerciale et les attentes réglementaires.
