octobre 05, 2018. | Actualités Infrastructure Sécurité des données

Conseils d’utilisation d’Outlook pour la gestion de vos e-mails

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Microsoft Outlook demeure le client de messagerie le plus utilisé au monde et peut être synchronisé avec presque n’importe quelle plateforme e-mail.

La suite bureautique de programmes de Microsoft occupe depuis longtemps la place de progiciel professionnel le plus utilisé au monde et Outlook, son client de messagerie, est un élément clé de la gamme.

Alors que l’on retrouve des services comme Gmail et Hotmail parmi les comptes de messagerie webmails personnels les plus populaires, le programme de Microsoft a su s’imposer comme la plateforme de messagerie dédiée aux professionnels, qu’elle soit synchronisée avec les serveurs Outlook ou avec ceux de Google ou de tout autre fournisseur compétiteur sur le marché.

Étant donné qu’une grande partie du temps de travail est consacrée au traitement d’e-mails (Forbes a récemment annoncé que les salariés passent en moyenne deux heures et demie par jour à envoyer et à recevoir des e-mails), Penta a constitué une liste de cinq astuces pratiques pour aider à améliorer la productivité.

Créer des dossiers

Être continuellement à la recherche d’e-mails auxquels vous avez besoin de répondre ou de vous référer dans votre boîte de réception ou dans vos éléments envoyés peut être frustrant et prendre beaucoup de temps. Ainsi, il est possible de vous faciliter la tâche à long terme en créant des dossiers dédiés à des actions spécifiques.

Créer une signature et des modèles d’e-mails

Afin d’améliorer rapidement votre productivité, nous vous conseillons de créer une signature et des modèles d’e-mails. Vous n’aurez alors plus besoin de saisir à nouveau des informations importantes comme votre numéro de téléphone ou l’adresse de votre entreprise : ces données seront déjà présentes en bas de votre e-mail lorsque vous commencerez à composer un message.

Pour créer une signature qui apparaîtra à chaque fois que vous créerez un e-mail, cliquez sur Courrier > Signature électronique > Nouveau. Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvrira pour vous permettre de créer, intituler et formater les informations que vous souhaitez voir apparaître en bas de chaque e-mail que vous enverrez.

De la même façon, Outlook vous permet de créer des modèles d’e-mails, ce qui peut s’avérer très utile lorsque vous souhaitez envoyer des messages similaires à différentes personnes de manière individuelle.

Pour ce faire, créez un nouvel e-mail qui comprend tous les éléments communs que vous souhaitez réutiliser à plusieurs reprises, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > Modèle Outlook. Lorsque vous aurez à nouveau besoin d’utiliser ce modèle, cliquez sur Nouveaux éléments > Plus d’éléments > Sélectionner un formulaire et choisissez l’ébauche que vous souhaitez utiliser. C’est aussi simple que cela !

Programmer l’envoi d’un e-mail

Cette astuce peut être particulièrement utile dans plusieurs cas, par exemple lorsque vous souhaitez éviter qu’un collègue ou qu’un client ne sache qu’il vous arrive d’écrire des e-mails en plein milieu de la nuit. De même, il peut être pratique de programmer l’envoi d’un e-mail avant de prendre l’avion et qui sera envoyé lorsque vous aurez décollé, ou tout simplement pour vous assurer que votre e-mail sera envoyé au moment où la personne qui le recevra aura le plus de chance d’être assise à son bureau.

Pour ce faire, cliquez sur Options > Différer la livraison > Ne pas envoyer avant, puis indiquez la date et l’heure de remise de votre choix.

Bloquer des e-mails

Si votre entreprise possède une protection anti-spam suffisante, il est possible que ce point soit redondant. Cependant Outlook vous permet de bloquer certains expéditeurs et même certains pays et de les empêcher d’apparaître dans votre boîte de réception.

Déplacez votre curseur sur Accueil > Courrier indésirable et suivez les étapes indiquées. Cependant, veuillez noter que les spammeurs peuvent facilement contourner un filtre anti-spam pour un pays en particulier à l’aide de technologies qui leur permettent de prétendre vous contacter d’une région différente.

Désactiver les notifications

Si vous êtes notifié chaque fois que vous recevez un e-mail, étant donné qu’une personne reçoit en moyenne 122 e-mails par jour, le bruit constant des alertes finira sans doute par vous gêner.

Au lieu d’interrompre ce que vous êtes en train de faire pour lire le dernier courriel reçu, vous pouvez désactiver les alertes de votre ordinateur dans Fichier > Options > Courrier et créer ensuite une règle personnalisée afin de ne recevoir que les alertes pour les messages envoyés par des contacts spécifiques.

La problématique de la communication

 Quantité ne veut pas forcément dire qualité
 Des centaines d’e-mails traités chaque jour
 Huffington Post

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