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juin 29, 2018. | Conseils

Découvrez les meilleures fonctions de MS Excel

Microsoft Excel is among the most commonly used pieces of software in global business.

Microsoft Excel is one of the most commonly used programs by businesses, with an array of features ensuring it is used in a wide number of tasks. 

But given its complexity and depth, we have compiled a list of seven handy quick tips to help you get more from your software.

Open multiple files at once

If you’re switching between tasks or have lots of projects on the go simultaneously, it can be useful to open more than document at a time. Rather than firing up Excel and then going through the menus, you can open more than document at the same time by selecting all the items you wish to open (using control and left click on the mouse) and then press enter.

Move between Excel files

Having opened multiple files, it can be time-consuming to flick between documents, however, you can speed up this process by hitting Ctrl and Tab. This also works with other programs, such as your preferred internet browser – handy if you have multiple windows on the go at once.

Add multiple rows and columns, fast

While adding a single row or column is easy – you right-click and select ‘add new row’ – it can be time-consuming if you want to add several lines. However, there is an ultra-productive trick – drag and select the number of rows you want to add and then right click and hit ‘insert’.

Quickly navigate around the screen

This tip is handy for those who have large documents – pressing Ctrl and a directional key will move you to the edge of the sheet – the last populated cell in that direction – a useful timesaver compared with endlessly scrolling to reach the bottom of a document.

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Modification de la casse

 

Vous pouvez modifier la casse à l’intérieur des cellules en utilisant les formules suivantes :

  • =UPPER(cellule) : le texte de la cellule sélectionnée apparaîtra en lettres capitales
  • =LOWER(cellule) : le texte de la cellule sélectionnée apparaîtra en lettres minuscules
  • =PROPER(cellule) : la première lettre du mot sera capitalisée

Saisie rapide de valeurs qui commencent par zéro

 

Lorsque vous souhaitez saisir des valeurs compliquées, comme par exemple 00123, Excel décide, à votre grand désarroi, de ne retenir que les chiffres ‘123’. En effet, la correction est automatique et elle supprime les zéros.

Il existe pourtant une solution très simple. En ajoutant un guillement avant le premier chiffre, Excel ne changera plus vos nombres.

Utilisation de la correction automatique

 

Saisir la même valeur compliquée plusieurs fois peut prendre du temps… et de l’énergie. C’est pourquoi l’utilisation du correcteur automatique représente un réel avantage car il opère une fonction de remplacement. Par exemple, « Penta » peut être facilement remplacé par « Penta, entreprise leader en sous-traitance IT ». A chaque fois que « Penta » sera saisi, le correcteur automatique le remplacera automatiquement par « Penta, entreprise leader en sous-traitance IT »’.

Allez dans Fichier-> Options-> Vérification-> Options de correction automatique et entrez Remplacez le texte par le texte correct dans la zone rectangulaire rouge, et toutes ces modifications seront facilement apportées. Facile.

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