Conseils pratiques pour travailler avec Microsoft Word

Microsoft Word est un outil intégré indispensable pour les entreprises du monde entier. Et, comme la plupart des paquets logiciels professionnels, il comprend de nombreuses fonctionnalités que beaucoup d’utilisateurs ne connaissent pas. 

Toute entreprise souhaite améliorer la productivité de ses employés. Apprendre à utiliser de simples raccourcis et fonctionnalités peut vraiment permettre d’augmenter la vitesse d’exécution et de développer des compétences clés.

C’est pourquoi nous vous proposons de découvrir en détails les fonctions méconnues que nous préférons et qui vous aideront à augmenter votre productivité sur le logiciel de traitement de texte phare de Microsoft.

Sélectionner des paragraphes rapidement

Lorsque vous relisez de votre travail, vous vous rendez compte que vous souhaitez mettre un paragraphe en italique, en gras ou changer sa police de caractères. Pour ce faire, vous pensez peut-être que la solution la plus rapide est de sélectionner le texte puis d’effectuer l’opération désirée. Cependant, si vous cliquez trois fois n’importe où dans le paragraphe, il sera entièrement sélectionné.

La même méthode est valable pour sélectionner des phrases. Mais au lieu de cliquer trois fois, il vous suffit d’appuyer sur la touche Ctrl et de cliquer sur la phrase que vous souhaitez modifier.

Modifier la casse

LORSQUE VOUS COMMENCEZ À TAPER, IL EST TRÈS ÉNERVANT DE SE RENDRE COMPTE au milieu d’une phrase que la touche Majuscule est activée. Vous devez alors effacer et retaper la phrase dans la casse appropriée. Il existe toutefois une solution plus facile et plus rapide. Sélectionnez le texte concerné, appuyez simultanément sur les touches Maj et F3 pour faire basculer la casse de MAJUSCULE en minuscule. Vous pouvez également choisir le mode « Camel case » afin de mettre chaque lettre placée en début de mot en majuscule.

Transformer rapidement le texte en texte brut

Lorsque vous copiez du texte sur Internet ou dans un fichier pour le coller dans un document Word, la mise en forme (couleur, taille et style de police) est conservée. Vous devez ensuite modifier la mise en forme de ce texte pour l’adapter au reste du document. Cette opération prend du temps et vous oblige à naviguer entre plusieurs menus. Toutefois, en appuyant sur les touches Ctrl et Espace, tout texte sélectionné sera transformé en texte brut, c’est à dire dépourvu de tout espace inopportun, de la taille de police et de la couleur du texte d’origine.

Ajouter facilement un texte de substitution

Bien que « lorem ipsum dolor sit amet » puisse sembler n’avoir aucun sens, il est parfois plus facile de créer un document lorsque le contenu n’est pas encore prêt à y être intégré. Dans ce cas, il peut être pratique d’utiliser un texte de remplissage ou « copie de lorem ».

Saisissez =lorem() pour insérer des mots latins sélectionnés au hasard afin de créer un espace réservé pour future référence. Et si vous connaissez la quantité de contenu que vous souhaitez ajouter plus tard, vous pouvez indiquer la quantité requise d’espace réservé en ajoutant le nombre de paragraphes souhaité, suivi d’une virgule, et le nombre de lignes par paragraphe : =lorem(3,2), c’est-à-dire trois paragraphes de deux lignes, par exemple.

Déplacer du texte sans effectuer de copier-coller

Lorsque nous souhaitons déplacer des paragraphes, la plupart d’entre nous effectuent un copier-coller du texte. Mais il existe une autre méthode : mettez le texte en surbrillance, appuyez sur F2, placez la souris à l’endroit où vous souhaitez que le texte apparaisse et appuyez sur Entrée. Et voilà !

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